Aviso de privacidad

1. Quién trata tus datos

NavvyAI es el responsable del tratamiento de los datos descritos aquí. Para cualquier asunto de privacidad, y para ejercer tus derechos, escríbenos a ventas@zensavvy.com.

NavvyAI opera desde México. Este aviso se rige por la legislación mexicana en materia de protección de datos personales en posesión de los particulares.

2. Si conectas tu cuenta de Google: qué permisos pedimos y para qué

Conectar Google es opcional. Hace falta para el note-taker de reuniones, para la agenda (las citas y su copia en Google Calendar) y, si conectas Gmail como canal, para tu buzón de correo. Son dos conexiones separadas: Google Calendar y Meet desde Integraciones, y Gmail desde Canales. Puedes usar el resto de NavvyAI sin conectarlas, y desconectarlas cuando quieras (sección 10).

Estos son todos los permisos que pedimos. Cada uno está aquí porque hay una función concreta que no funciona sin él:

• calendar.events.readonlyVer los eventos de tu calendario principal

  Cada pocos minutos leemos los eventos de tu calendario principal que empiezan en la próxima hora, para dos cosas: saber a qué reunión debe entrar el note-taker y a qué hora entrar. Es de solo lectura: con este permiso la app no puede crear, modificar ni borrar nada en tu agenda, y no accede a tus otros calendarios. De cada evento solo miramos el título, la hora de inicio, si está cancelado, si rechazaste la invitación, cuántos invitados hay, los dominios de los invitados (no sus correos) y el enlace de la videollamada. No guardamos una copia de tu agenda: los eventos se leen en memoria y se descartan; lo único que se guarda es la sesión de bot que se programa (título, enlace y código de la reunión).

• meetings.space.readonlyLeer información de las conferencias de Google Meet

  Nos deja leer los datos de la conferencia: el código de sala (abc-defg-hij) para titular la reunión y los nombres de quienes participaron, para que las notas digan quién dijo qué. Si tu cuenta de Google Workspace genera la transcripción nativa de Meet, este permiso es el que nos deja leer ese texto y convertirlo en notas. Es de solo lectura.

• calendar.app.createdCrear un calendario propio y gestionar únicamente sus eventos

  Crea en tu cuenta un calendario aparte llamado "Navvy AI" y permite gestionar solo los eventos que la propia app crea ahí: las citas que agendas desde la agenda de la app, las que agenda el agente de voz y los pendientes con fecha que salen de tus reuniones, con su enlace de Meet e invitados. No da acceso al resto de tu agenda ni a eventos creados por ti o por otras aplicaciones. Va en un calendario separado a propósito: así distingues de un vistazo lo que agendó la IA, puedes ocultarlo o compartirlo por separado, y desconectar la cuenta no te borra el historial.

• userinfo.email · userinfo.profile · openidIdentificar la cuenta conectada

  Para saber qué cuenta de Google quedó conectada y mostrarlo en la app. Guardamos el identificador estable de la cuenta, tu correo y tu nombre para mostrar (sección 3).

• gmail.modifyLeer, etiquetar y responder el correo de tu buzón de Gmail (solo si conectas Gmail como canal)

  Se pide aparte, únicamente si conectas un buzón de Gmail en Canales. Con este permiso: leemos los correos nuevos que llegan a tu bandeja de entrada (Gmail nos avisa en cuanto llegan) y, al conectar, los de los últimos días por tandas, sin promociones, redes sociales ni foros. Cada correo pasa primero por las reglas que tú defines (remitentes, dominios, palabras clave, etiquetas) y, si hace falta, un modelo de Anthropic (Claude) lo clasifica a partir del asunto, el remitente y el texto. Le ponemos una etiqueta en tu propio Gmail (por ejemplo Navvy/Ventas), para lo que creamos esas etiquetas en tu buzón. Solo los correos de las categorías que marcas como importantes entran a la bandeja de NavvyAI; el resto se queda únicamente en tu Gmail y no lo guardamos. La IA puede preparar un borrador de respuesta que una persona revisa antes de enviarlo; el envío automático solo ocurre en las categorías en que tú lo actives. Las respuestas salen desde tu propia cuenta de Gmail, en el mismo hilo. Los adjuntos no se copian a nuestros servidores: se leen de Gmail cuando los abres o pides resumirlos. Nunca borramos correos ni los mandamos a la papelera.

Pedimos acceso offline (un token de actualización) porque el note-taker tiene que poder entrar a una reunión de las 9 de la mañana sin que tú tengas la app abierta.

3. Qué guardamos de tu cuenta de Google

• El identificador estable de la cuenta de Google, tu correo electrónico y tu nombre para mostrar.
• Los tokens de acceso y de actualización de OAuth, cifrados (AES-256-GCM), para poder seguir haciendo lo de la sección 2.
• El identificador de la suscripción de avisos de Google Meet y su fecha de caducidad, que es lo que nos permite enterarnos de que una transcripción está lista.
• La fecha del último barrido de tu calendario, solo para poder mostrarte si la integración está viva.
• Si conectas Gmail: la dirección del buzón, sus tokens de OAuth cifrados (AES-256-GCM), los ajustes del buzón (reglas y categorías) y el punto de lectura de Gmail que nos dice qué correos son nuevos.
• De los correos que entran a la bandeja de la app: asunto, remitente y destinatarios, el texto, el nombre y tamaño de los adjuntos (no el archivo), la categoría, el resumen y los borradores de respuesta. Solo los ven los usuarios de tu empresa.

No guardamos tu calendario (ni los eventos, ni las descripciones, ni los correos de tus invitados) ni tu buzón completo: solo los hilos que entran a la bandeja de la app.

4. El bot de reuniones entra como participante visible y graba audio

• Cómo entra: pide entrar como cualquier invitado y espera en la sala de espera. Si lo rechazan, se va. Si nadie lo admite dentro del tiempo de espera, se va y la sesión queda marcada como fallida.
• Qué graba: solo el audio de la reunión. No graba vídeo ni la pantalla compartida.
• Cuándo se sale: cuando la reunión termina, cuando se queda solo en la sala, cuando lo cancelas desde la app —y entonces no se transcribe nada—, o cuando se alcanza el máximo de duración.
• Qué pasa con la grabación: el archivo de audio vive únicamente dentro del contenedor efímero que ejecuta ese bot y desaparece cuando el contenedor termina. No se guarda en nuestras bases de datos, no se archiva y no se ofrece para descarga.
• Cómo se transcribe: el audio se envía a la API de Google Gemini, que lo convierte en texto separando quién dijo qué. Google elimina automáticamente el archivo subido a su API a las 48 horas.
• Qué llega a nuestros servidores: solo el texto de la transcripción y la duración de la reunión. El audio, nunca.

Hay una segunda vía, sin bot. Si tu cuenta de Google Workspace genera la transcripción nativa de Meet, Google nos avisa cuando está lista y leemos ese texto con meetings.space.readonly. En ese caso la grabación es de Google y se rige por la configuración de tu Workspace: nosotros solo leemos el texto resultante.

5. Qué hacemos con la transcripción

Con el texto de la reunión generamos las notas: un resumen ejecutivo, los temas tratados, las decisiones, los acuerdos, las preguntas que quedaron abiertas, los riesgos y una lista de pendientes con responsable y prioridad, además de un borrador de correo de seguimiento.

Las notas las genera un modelo de Anthropic (Claude). La transcripción y las notas se guardan asociadas a tu empresa, y solo las ven los usuarios de tu empresa.

6. Otros datos que tratamos

• Cuenta y empresa: nombre, correo electrónico, contraseña cifrada, empresa, zona horaria y los usuarios que invites.
• Canales de mensajería: si conectas WhatsApp Business o Instagram, procesamos los mensajes, comentarios, contactos y archivos necesarios para responderlos. Tu uso de esos canales también está sujeto a las políticas de Meta.
• Llamadas del agente de voz: su transcripción, los datos que el prospecto facilite (nombre, interés, horario preferido) y, solo si activas la grabación en el agente, el audio de la llamada. Con la grabación activada, el agente avisa al empezar que la llamada será grabada y con qué fines (calidad y seguimiento); si la persona se opone, deja de grabar en ese momento y lo grabado se borra.
• Facturación: plan, consumo y los datos que gestiona nuestro procesador de pagos. No vemos ni almacenamos los datos de tu tarjeta.
• Estudio (videos y posts): lo que escribes en el chat del Estudio, los archivos que subes como referencia (imágenes, videos, audio, tu kit de marca) y las piezas generadas. Los usamos solo para crear y guardar tus piezas, y se los pasamos a los proveedores de IA que las generan (sección 8), que no entrenan con ellos. Salvo que te opongas, también los usamos para mejorar y entrenar la IA de NavvyAI (ver abajo).
• Uso y registros técnicos: métricas de la plataforma y logs de errores, necesarios para operarla y depurarla.
• Visitas al sitio y analítica: usamos Google Analytics y una cookie propia (navvy_attr, 90 días) para saber cómo llegaste a navvy-ai.com (por ejemplo, desde Instagram, un buscador o una campaña) y en qué partes del sitio haces clic. También usamos el píxel de Meta para medir qué anuncios de Instagram y Facebook nos traen registros y para mostrar nuestros anuncios a quien ya visitó el sitio; Meta lo trata según su propia política de privacidad. No vendemos estos datos ni los usamos para publicidad de terceros. Puedes bloquear estas cookies en tu navegador sin que el servicio deje de funcionar.

Mejorar y entrenar la IA de NavvyAI. Usamos los datos que se generan al usar la plataforma para evaluar, mejorar y entrenar los modelos y funciones de NavvyAI: las llamadas de los agentes de voz (transcripciones, la grabación cuando el agente la tiene activada, y cómo fue la llamada), las conversaciones del widget de chat de tu sitio web, lo que escribes y subes en el Estudio y las piezas generadas, el contenido generado con IA (blog, análisis GEO), la configuración de tus agentes, bots y automatizaciones (instrucciones y base de conocimiento) y el uso de la plataforma (qué funciones usas, correcciones y valoraciones). Antes de usarlos para entrenar los desidentificamos (quitamos nombres, teléfonos, correos y otros datos que identifiquen a una persona), no los vendemos y los proveedores de IA que usamos no entrenan sus modelos con ellos. No usamos para esto los datos de Google (Gmail, Calendar y Meet, sección 7), de WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, TikTok o Zoom, ni los de pago. Es una finalidad secundaria: puedes oponerte en cualquier momento desde Configuración → Seguridad o escribiendo a ventas@zensavvy.com, y desde entonces no usaremos los datos de tu cuenta para esto; el servicio no cambia.

7. Uso limitado de los datos de Google

En concreto, y sin excepciones:

• No vendemos los datos obtenidos de las APIs de Google a nadie, ni los cedemos a corredores de datos.
• No los usamos para publicidad, ni propia ni de terceros, ni para segmentar, perfilar o personalizar anuncios.
• No usamos los datos de las APIs de Google Workspace (Gmail, Google Calendar y Google Meet) para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos generalizados o no personalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático, ni nosotros ni nuestros proveedores. Los modelos que usamos procesan tus datos solo para darte un resultado a ti (una nota, un borrador, una clasificación) y no los incorporan a su entrenamiento.
• Solo los usamos para prestarte las funciones que tú activaste y que se describen en este aviso.
• Ninguna persona lee tus datos de Google, salvo que tú lo autorices expresamente (por ejemplo, para resolver un problema de soporte), que sea imprescindible por seguridad o para cumplir la ley, o que los datos estén agregados y anonimizados.

8. Con quién los compartimos

No vendemos datos. Los compartimos únicamente con los proveedores que hacen falta para que el servicio funcione, y solo lo necesario:

• Google Cloud — alojamiento, ejecución de los bots y almacenamiento.
• Google Gemini API — transcripción del audio de las reuniones a texto.
• Anthropic — generación de las notas de reunión y de las respuestas de los bots.
• Anthropic, ElevenLabs, Google (Gemini y Veo) y BytePlus (Seedance) — creación de las piezas del Estudio: guion y diseño, voces y música, imágenes y tomas de video, a partir de lo que escribes y subes.
• MongoDB, Inc. (Atlas) — base de datos gestionada donde viven tu cuenta, tus reuniones y tus notas.
• LiveKit y Deepgram — telefonía y reconocimiento de voz del agente de llamadas.
• Stripe — procesamiento de pagos y suscripciones.
• Mailchimp (Mandrill) — correos transaccionales (invitaciones, avisos).
• Pusher — actualizaciones en tiempo real de la interfaz.
• Meta — WhatsApp Business Platform e Instagram, si conectas esos canales.

También podríamos compartir información si la ley nos obliga, o para proteger derechos y seguridad frente a un uso fraudulento.

9. Dónde se guardan y cuánto tiempo

Nuestra infraestructura está en Google Cloud, en la región us-central1 (Estados Unidos). Si nos escribes desde otro país, tus datos se tratan allí.

• Grabación de audio de la reunión: no se conserva. Existe solo mientras el bot está en la reunión y se destruye con el contenedor. El archivo temporal en la API de Gemini lo borra Google a las 48 horas.
• Grabación de audio de las llamadas del agente de voz (solo en los agentes con la grabación activada): 90 días desde la llamada, y después se borra automáticamente; si la persona pidió no ser grabada, se borra en ese momento. Mientras exista, la escuchan desde el detalle de la llamada los usuarios de tu cuenta. La transcripción y el resumen de la llamada no caducan con ella: se conservan mientras tu cuenta esté activa.
• Transcripción y notas: mientras tu cuenta esté activa, o hasta que las borres desde la app o pidas la eliminación de tus datos. Borrar una reunión la elimina con su transcripción y sus notas.
• Tokens y datos de la conexión de Google: hasta que desconectas la cuenta, y entonces se borran (sección 10).
• Correos que entraron a la bandeja de la app: mientras el buzón esté conectado. Si lo desconectas, o si Google deja de darnos acceso, se borran automáticamente a los 30 días (texto, datos del correo y borradores). Ese margen sirve para que no pierdas nada si desconectaste por error y vuelves a conectar el mismo buzón. También puedes pedir que se borren antes (sección 10).
• Datos de cuenta y facturación: mientras la cuenta esté activa y, después, 5 años por las obligaciones fiscales y contables aplicables.
• Registros técnicos: hasta 12 meses, lo necesario para operar el servicio e investigar incidentes.

10. Cómo desconectar Google y qué se borra

Puedes cortar nuestro acceso a tu cuenta de Google por dos caminos, y los dos funcionan:

• Desde NavvyAI: en la configuración de la integración de Google, pulsa Desconectar. Damos de baja la suscripción de avisos de Meet, revocamos el token contra Google y borramos la conexión entera: tokens de acceso y de actualización, identificador de la cuenta, correo y nombre.
• Gmail, desde NavvyAI: en Canales, pulsa Desconectar en el buzón. Dejamos de vigilar el buzón, revocamos el permiso y borramos sus tokens; los correos que entraron a la app se borran a los 30 días. Las etiquetas Navvy/… que pusimos en tu Gmail se quedan ahí; puedes borrarlas desde Gmail.
• Desde tu cuenta de Google: entra en myaccount.google.com/permissions y retira el acceso a la aplicación. En cuanto lo hagas dejaremos de poder leer nada, y la primera vez que la app intente renovar el token, al fallar, borra la conexión automáticamente y te pide reconectar.

Si la misma cuenta de Google está conectada a la vez como calendario y como buzón de Gmail, las dos conexiones comparten el permiso: al desconectar una dejamos de usarla y borramos sus tokens, pero el permiso no se revoca hasta que desconectas también la otra (o lo retiras desde tu cuenta de Google).

11. Tus derechos

Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos, cancelarlos y oponerte a su tratamiento (derechos ARCO), así como a revocar tu consentimiento. Desde la propia plataforma puedes ver y borrar tus reuniones y desconectar tus integraciones en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, o si quieres el borrado completo de tu cuenta, escríbenos a ventas@zensavvy.com desde el correo asociado a tu cuenta. Los detalles del borrado están en la página de eliminación de datos.

12. Seguridad

• Todo el tráfico viaja cifrado con HTTPS.
• Los datos están aislados por empresa: cada consulta va acotada a la empresa del usuario que la hace.
• Las credenciales y los tokens se guardan en el gestor de secretos de Google Cloud, no en el código.
• El acceso del equipo a los sistemas de producción está restringido a quien lo necesita para operarlos.

Ningún sistema es infalible. Si detectamos una brecha que te afecte, te lo comunicaremos y lo notificaremos a la autoridad correspondiente cuando la ley lo exija.

13. Menores

NavvyAI es una herramienta de trabajo dirigida a empresas y profesionales. No está dirigida a menores de 18 años, no recogemos sus datos a sabiendas y, si detectamos que una cuenta pertenece a un menor, la eliminamos.

14. Cambios en este aviso

Si cambiamos algo, publicaremos la versión nueva en esta misma página con la fecha actualizada arriba. Si el cambio afecta de forma sustancial a cómo tratamos tus datos, te avisaremos dentro de la plataforma antes de que entre en vigor.

15. Contacto

¿Dudas sobre este aviso o sobre tus datos? Escríbenos a ventas@zensavvy.com y te respondemos.